Automatização e integração dos processos de RH

Folgas remuneradas ou programas de licença são parte importante do pacote de benefícios oferecido pelas empresas. Elas são reguladas por lei, são objetos de acordos coletivos de trabalho e aumentam significativamente os custos operacionais. Além disso, tais programas, sejam automatizados ou não, requerem gestão e aprovações que geram custos secundários e impactos na eficiência das corporações.

Este artigo foi escrito com base na realidade dos Estados Unidos, mas na essência, serve para nos estimular e ver como lidamos com a integração de sistemas, trazendo maior eficiência aos processos de RH das empresas.

Quando os departamentos de RH, Financeiro e TI são encarregados de implantar e gerenciar um sistema de folgas remuneradas, há um grande número de opções a serem avaliadas. Partes do processo de negócio de RH podem ser terceirizadas para um fornecedor de folha de pagamentos, de um sistema baseado na nuvem ou, também, outro sistema on premise pode ser adotado para esta finalidade.

Ao longo deste artigo, quando utilizado o termo “sistema”, este estará sendo referido ao sistema automatizado utilizado para controlar os processos envolvendo as folgas remuneradas e programas de licença. Quando empregado o termo “programa”, a referência pretendida é o conjunto de regras, políticas e procedimentos que compõem a governança do projeto.

Ao se avaliar o sistema de licenças utilizado, é importante ponderar se o mesmo suporta as características de seu programa de licença atual ou desejado, se permite o acesso fácil aos usuários necessários e se possui as proteções de segurança exigidas pela indústria e contexto regulatório.

Quando os analistas de negócios estão avaliando seu programa de licenças para determinar como é possível automatizá-lo, há alguns fatores-chave do programa que precisam ser entendidos:

Tradicional vs. Banco de horas. O seu programa de licenças será baseado em uma abordagem tradicional de horas pagas, na qual, férias, faltas por doença e por motivos pessoais serão creditados e monitorados separadamente, ou em uma abordagem de “banco de horas”, na qual essas são contabilizadas juntas. Atualmente, ambas as abordagens são comumente empregadas, entretanto, o modelo de banco de horas vem crescendo de forma constante nos últimos 15 anos.

Algumas indústrias, como as de Saúde, utilizam amplamente a abordagem de banco de horas, enquanto que a abordagem tradicional tende a ser a favorita em grandes empresas.

Tipos de Folgas. Os tipos mais comuns de folga são as férias, feriados, motivada por doença ou por motivos pessoais. A maioria das empresas tende a ter regras específicas para luto, reunião de pais na escola dos filhos e participação em júri, mesmo quando o modelo de banco de horas é empregado. Licenças sabáticas são relativamente incomuns.

Acúmulo versus Crédito. De acordo com a World at Work, cerca de 85% dos empregados acumulam tempo de folga ao invés de creditá-los em blocos anuais.

Transferências. Examine as políticas de transferência de horas. Qual é a quantidade máxima de horas que pode ser acumulada em cada categoria? Qual a quantidade de horas não utilizadas que podem ser transferidas?

Pagamentos para banco de horas não utilizado. A maioria das políticas reserva esse direito para funcionários em processo de rescisão, demissão ou aposentadoria. Se pagamentos por bancos de horas são permitidos para funcionários atuais, quais regras governam tal política?

Deficiências. Políticas especiais para funcionários que possuam deficiências de longo ou curto prazo precisam também ser consideradas.

Procedimentos de banco de horas. Procedimentos de solicitação e apresentação de relatórios envolvem notificações e processos de aprovação. Quando solicitações e aprovações não estão dentro das diretrizes da política, algumas consequências deverão ser reportadas e monitoradas.

Período de adaptação. Funcionários recém-contratados que estão em período de adaptação podem estar sujeitos às políticas de banco de horas especiais. Por exemplo, quatro faltas durante o período de adaptação podem levar à demissão em muitas organizações.

Um sistema de folgas remuneradas vai, comumente, alimentar soluções conhecidas como ESS (Employee Self-Service), podendo ser automatizado em um portal de funcionários ou em um aplicativo móvel. Já que tais sistemas ESS são projetados, as questões citadas acima deverão ser bem compreendidas pelo analista de negócios. Soma-se a isso a necessidade de integração entre os sistemas especializados de banco de horas e os sistemas ERP ou de folha de pagamentos. Mesmo quando o banco de horas é gerenciado por um terceiro ou por um site baseado na nuvem, a integração ainda se mostra necessária.

Um analista de negócios bem preparado que tenha examinado todos os requisitos do sistema será capaz de fazer funcionar os requisitos, tanto do sistema tradicional de pagamento de horas, quanto do método de banco de horas, ajudando a trazer soluções efetivas para empregados, empregadores e gestores.

Glenn Johnson.

Comente este artigo.